Datenschutzordnung für Mitglieder des Studenten im Olympiazentrum e.V.

(Stand: 13.04.2022)

Für uns ist Transparenz bzgl. unseres Handelns gegenüber unseren Mitgliedern und natürlich der Schutz persönlicher Daten sehr wichtig. Diese Datenschutzordnung beinhaltet daher die

„Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person“ gemäß

Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist der „Verein“ Studenten im Olympiazentrum e.V.,

Helene-Mayer-Ring 9, 80809 München, Tel.: 089-3543467, verein@oly-dorf.de.

Beitritt zur Vereinsmitgliedschaft (ordentlich oder außerordentlich):

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf: Name, E-Mail-Adresse, Wohnadresse, Eintrittsdatum

Diese entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO aufgenommenen Daten dienen zur Verwaltung der Mitgliederliste und zur Aufzeichnung der Vereinstätigkeit. Fehlende Angaben können zur Ablehnung der Aufnahme in den Verein führen.

Die Daten werden von uns für den Zeitraum Ihrer Mitgliedschaft gespeichert. Danach speichern wir Ihre Daten für bis zu zwei Jahre zu Dokumentationszwecken, sollten Sie ein ordentliches Mitglied gewesen sein. Sollten Sie ein außerordentliches Mitglied gewesen sein, speichern wir Ihre Daten für bis zu zehn Jahre im Rahmen steuerlicher Aufbewahrungspflichten. Im Anschluss werden die Daten gelöscht.

Sie haben das Recht, die Einwilligung (auch einzelner Punkte) jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung in der Zeit vor dem Widerruf wird durch hierdurch nicht rückwirkend beseitigt. Den Widerruf richten Sie bitte an den Vorstand. Gerne können Sie uns diesen auch in Textform zusenden. Ein Widerruf der Einwilligung in die Speicherung personenbezogener Daten kann zum Verlust der Vereinsmitgliedschaft führen.

Selbstverständlich haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden, von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten, wenn und soweit dem nicht rechtliche Anforderungen entgegenstehen. Sie können uns auch mitteilen, sollten Sie die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken wollen. Darüber hinaus haben Sie jederzeit das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen.

Für den Fall, dass Sie die Ansicht vertreten, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt ist, haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen.

Der Verein hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und bzw. oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit es zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Name, Adresse, Geburtsdatum oder Alter, Funktion(en) im Verein etc.) an das zuständige Versicherungsunternehmen und dessen Beauftragte. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, dass der Empfänger die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet.

Entsprechend seinem Zweck veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder auf seiner Homepage, Facebook und Instagram und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Printmedien. Dies betrifft u.a. Wahlergebnisse, Ehrungen sowie Daten bezüglich Veranstaltungen und Aktionen. Sie können jederzeit gegenüber dem Vorstand die Einwilligung zur Veröffentlichung von Einzelfotos ihrer Person widerrufen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleiben dieVeröffentlichung/Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage.

Mitgliederlisten werden in digitaler oder gedruckter Form an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitarbeiter und Mitglieder weitergegeben, sofern deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme dieser Daten erfordert. Benötigt ein Mitglied glaubhaft die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßenRechte, so erhält er oder sie eine gedruckte oder digitale Kopie notwendiger Daten gegen die Zusicherung aushändigt, Daten nicht zu anderen Zwecken zu verwenden und diese mit Wegfall des Verarbeitungszweckes zu löschen. Zur Verwaltung von Mitgliederdaten (Name, Geburtstag, Eintrittsdatum, E-Mail-Adresse, Adresse, Beitrittssemester, Mitgliedsform) nutzt der Verein die Software admidio. Mit dem Absenden der digitalen Beitrittserklärung stimmt das Mitglied, der Verarbeitung im Rahmen der strengen admidio Datenschutzstandards zu.

Jedes Mitglied hat gemäß Art 15. DGSVO ein Recht auf Auskunft hinsichtlich der zu seiner Person verarbeiteten Daten. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverarbeitung oder Nutzung (z.B. zu Werbezwecken) ist dem Verein nur gestattet, wenn und soweit er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist oder eine Einwilligung des Mitglieds vorliegt. Ein Verkauf von Daten ist nicht erlaubt.

Aufnahme einer Tätigkeit (bereits Vereinsmitglied):

Mit der Aufnahme einer Tätigkeit nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

Name, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Wohnadresse, Telefonnummer, Geburtsdaten, Staatsangehörigkeit, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Krankenversicherungsdaten, Konfession, Bankverbindung

Diese entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO aufgenommenen Daten dienen zur Verwaltung der Mitgliederliste und zur Aufzeichnung der Vereinstätigkeit. Des Weiteren dienen sie zur Organisation der Tätigkeit im Betrieb, sowie zusteuertechnischen Zwecken im Zusammenhang mit der Tätigkeit im Verein.

Die Daten werden von uns solange gespeichert, wie Sie bei uns Mitglied sind. Danach speichern wir Ihre Daten im Rahmen der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren.